オフィス移転の流れについて

企業が、事業拡張や人員増加、業務の効率化などに対応するために行うものに、オフィス移転があります。オフィス移転は、一般的には担当者が選任され進められますが、担当者は移転工程を把握して臨む必要があります。オフィス移転は、概ね、移転計画の立案・確認、オフィス選び、契約事項の確認とオフィスの決定、オフィスプランニング、移転に伴う手続き、引越、移転後の確認・完了で全体的な工程が終了します。移転では、それぞれの項目のポイントを押さえておく必要があり、まず、移転計画段階では、移転目的を明確にすること、新しいオフィスの条件設定があり、入居中のオフィスに関しても契約内容を確認することあります。

オフィスの選択では、情報収取から物件見学、市場の把握などがあり、ここでは対象物件の妥当性の検証が必要になります。契約事項の確認においては、賃料や敷金、保証金は必ずチェックをする必要があり、他に、設備の利用方法、工事に関しての制約の確認も大切なことになります。オフィスプランニングは、業者選定終了後はレイアウトプランニング等に関して十分な打合せを行い決定をする必要があります。特にネットワーク配線やサーバ機器などには注意をする必要があり、業務に支障をきたさないようなプランを設けることが大切です。

手続に関しては手続きも多く、中でも官公庁関係は、内容によっては時間がかかることを理解しておく必要があります。また、ネッワーク回線など業務に大きく関係する内容も多いことから、漏れないように進める必要があり、忘れずにチェックを行うようにします。引越でのポイントとしては、予め社員にはスケジュールを伝えておくことがあり、荷物など、整理をしておくことでスムースに行うことができます。最終的には、旧オフィスの契約完了手続き行い、新オフィスの稼働状態の確認をしたのちに、全行程が終了となります。